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十个经典Office使用技巧
来源: 扬州汇丰电脑培训学校    阅读数:4309  添加时间:2009-6-4   类别:办公自动化
 

1.在PowerPoint里改变公式的颜色
  由于公式的颜色是黑色的,而PowerPoint本身又有背景颜色,有时候公式就看不清楚了,这时候可以直接改变公式本身的颜色。
  右击公式,选择“设置对象格式”,在弹出的对话框选“图片”,点“重新着色…”按纽,出现“图片重新着色”对话框,把公式原始的黑色更改为所需的颜色后,按“确定”即可。
   微软专家点评:在微软网站上6月份的获奖技巧中,有一个类似的技巧。那个技巧的难能之处是可以在Word中改变公式的颜色;而本技巧的可贵之处是以更简单的方法在PowerPoint中更改公式的颜色。就难度来看,前者为甚;就实用性来说,则本法更佳。

2.快速精确调整表格宽度
  在一篇Word文档中,绘制一表格,为了调整单元格宽度,可将鼠标移至单元格缝隙处按左键,当双向光标出现时则可调节单元格宽度,但有时却总是差那么一点点无法与其它单元格对起,这时可同时按下右键,则可方便的进行精确的调整啦!
  微软专家点评:这的确是一个好方法,事实上在调整列宽之前,用户并不知道是否可以对齐。此时当然可以通过Alt键控制,但本法只用鼠标即可完成。

3.批量转换Word文档
  单击“文件—新建…”在弹出的任务窗格中单击“通用模板…”。在弹出的模板对话框中选择“其他文档”标签,选择其中的“转换向导”。在弹出的“转换向导”对话框中,按照提示操作即可。
  微软专家点评:利用此功能也可以把其它格式的文件转换为Word文档,可以转换的格式有20种左右。

4.轻松插入“欧元” 符号
  欧元出现有几个年头了,现在用它的地方是越来越多了。常在打文件时要插入欧元货币符号。在Word中其实就有一个快捷键,当你按下Ctrl+Alt+E时你会发现一个漂亮的欧元符号已跃然纸上了。
  微软专家点评:欧元符号确实很酷,就是写起来有点怪怪的,不知道这样设计是不是有利于防止****?!本技巧提供了一种输入的方式,不过还有一种通用的方法,那就是Alt+0128。注意:必须从数字小键盘上输入这4个数字。

5.巧用Excel的网页导入功能
   要导入数据的网页中,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单里选择“导出到Microsoft Excel”,在弹出的“新建Web查询”窗口里单击要添加到表格数据前的箭头,再单击“导入”按钮,即可完成导入操作。
  微软专家点评:单击“外部数据”工具栏中的叹号按钮可以根据网页中的最新数据更新导入到Excel中的数据。也可以设置定时更新。除了本技巧介绍的方法外,也可以从“数据”菜单中的命令和粘贴的智能标记实现可刷新的Web查询。

6.改变文本框的形状
  首先选中该文本框(方法:在文本框的边框上移动指针,直到指针变为四向箭头,然后再单击边框。),然后在绘图工具栏中选“绘图”中的“改变自选图形”中想要的图形。
   微软专家点评:相反地,也可以插入一个自选图形,右键单击选择“添加文字”,则此时这个自选图形就像一个文本框一样,不仅可以输入文字,还可以和其它文本框链接。

  7.Word中如何使用通配符进行查找
  在Word 中进行“查找”和“替换”时,如果使用通配符进行相关操纵可以大大提高工作效率,下面就是一些常用的通配符查找的例子:
  通配符“[]”用来查找指定的字符之一,如“th[iu]g”,就可查找到“thigh”和“thug”。         通配符“[!]”用来查找指定字符以外的任意字符,如“m[!a]st”,用来查找“mist”和“most”不会查找“mast”。
  在查找时也可以表达式进行查找,“{n}”,表示n次重复前一个字符,如“te{2}n”,表示查找“teen”而不会查找“ten”。
  再教你一个高招,在“查找内容”中键入“(America)(China)”,在“替换为”中键入“\2\1”,Word找到“America China”并替换为“China America”。
  微软专家点评:这些通配符的功能同样适用于中文,例如:“[大中小]学”可以查找到“大学”、“中学”或“小学”,但不查找“求学”、“开学”等。其它更多的通配符功能可参看Word联机帮助。

8.在Execl中快速互换数据
  在Execl中,输入数据后,相邻两列或两行数据如果要进行互换,一般方法是用“复制”“粘贴”的方法来进行,其实还有更快的方法。
  假定要把A1:A7和B1:B7的数据互换,先选取A1:A7,接着将鼠标移到选取范围的边缘,光标的形状变成白色箭头状,这时先按住键盘上的
   “Shift”不放,再按住鼠标的左键,拖动鼠标到B2:B7右边框线上,这时在右边框线上会出现一条虚线,并会出现一个黄色的提示框,内容为“C1:C7”(不可搞错),这时先松开鼠标左键后,再松开“Shift”键,这时,我们可以看到,数据已经互换了。相邻行之间的数据互换可如法炮制。
  微软专家点评:要严格按照技巧中的说明进行,稍有差错结果就不正确。

9.禁止Word中图形随段落移动
  选中文档中需要禁止移动的图片,用鼠标右键单击它打开快捷菜单,选择“设置图片格式”命令。再单击“版式”选项卡中的“高级”按钮,打开“高级版式”对话框中的“图片位置”选项卡。将其中的“对象随文字移动”选项前的勾去掉。单击“确定”即可。
  微软专家点评:注意,这种锁定是对图片所在页面位置的锁定,换言之,并不能保证图片在文档中的位置不变。

10.Excel中快速选定大面积区域
  在工作中经常要选定一些大面积的区域,总选不准。其实,可以在Excel的“名称栏”(位于公式“fx ”前)中输入欲选择区域的对角单元格的名称,如果没有命名,用行列号也可以,单元格用“:”隔开,例如:A2:D4,按回车键确认。
  微软专家点评:可能有人认为这个方法不如鼠标操作方便。但如果您试着选中一个几百行的区域,就会发现,实际上我们大多数人都没有那么深的涵养,以致屏幕滚动速度过快,往往还不如采用本技巧的方法来选定大区域。不过本技巧的作者的示例区域并不大,也许是笔误吧。


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